¿Cómo administrar el tiempo de un ejecutivo eficazmente?

Uno de los aspectos que siempre me encuentro cuando trabajo con altos ejecutivos, es la mala gestión de su tiempo. ¿Qué pasaría si el capitán de un barco nunca saliera de su camarote? ¿O si el general de un ejército se pusiera en primera línea de fuego sin haber estudiado la estrategia de su enemigo?…. un desastre.

Pero el problema de la gestión eficiente de un CEO es de sentido común. ¿En universidad o escuela nos enseñan de verdad a dirigir una empresa (no digamos el ser empresario)? ¿Os imagináis que cuando hay recambio o relevo en la cúpula de una organización el CEO saliente dedica un tiempo prudencial en hacer un traspaso de las tareas y sobre todo de la gestión eficaz de la agenda?

No cabe duda que en alta dirección uno de los temas más complejos es la gestión de la agenda. A mayor responsabilidad mayores son los problemas, las incidencias, las responsabilidades, y la gente que depende de uno.  Como anécdota, uno de mis clientes más queridos, el Ceo de una importante empresa, en su intimidad me confesó que esta “ahogado” y que la agenda se lo había comido literalmente. A tal extremo llegó que tuvo que blindar su despacho y contratar a dos secretarias, para que no lo abordaran constantemente los ejecutivos de su empresa….

En un mundo ideal la agenda de un alto ejecutivo se debería distribuir de la siguiente forma, bajo la regla del 20%:

20% Customer. Siempre hay que dedicar tiempo a los clientes, tanto por imagen, como por filosofía como por estar constantemente en contacto con la realidad del negocio.

20% People. El equipo humano es el principal motor de la organización, el atenderle, cuidarle, alentarle y dar coaching, es tarea fundamental. Y no solo me refiero al equipo directivo, sino a toda la organización. Conceptos como “comida o desayuno con el CEO” en grupos de 10 personas funciona de maravilla, para testar el pulso del ambiente y necesidades del equipo.

20% Meetings. Ese ha de ser el tiempo máximo. La reunionitis es in cáncer en las organizaciones. Hay que prohibir las reuniones que duren más de una hora, que no tengan agenda y se limite a presentaciones de Power Point. Las reuniones son para tomar decisiones, con las gente adecuada, no para pasar revista o dar información.

20% Politics. Todo cargo de alta dirección lleva intrínseco una exposición política y mediática, que pude llegar a colapsarnos. Hay saber decir NO y sobre todo saber gestionar de manera eficiente la rentabilidad de ese tiempo invertido. El estar en asociaciones, presidir comité sectoriales, estar con políticos, puede emborracharnos, y aportarnos poco valor.

20% Tinking. ¿Si no dedica el CEO a pensar en el futuro de empresa quien lo va a hacer? Es la tarea más difícil y más crítica, dada la presión del día a día, pero sin ella no hay futuro, y eso no es delegable.

Fuera de esta regla maravillo, es importante saber gestionar los aspectos IMPORTANTES o URGENTES del día a día de la siguiente manera:

  • Urgente e Importante: ACTUAR
  • Urgente y no importante: DELEGAR
  • No urgente e importante: PLANIFICAR
  • No urgente y no importante: POSPONER

Cuando es capaz de gestionar la agenda de esta manera, no solo vive mucho mejor y con menor estrés, sino que la organización da un “salto” espectacular. Con un buen general siempre es más fácil ganar las batallas….

Deja un comentario

¿Te ha gustado? Comparte este contenido
Compartir en linkedin
LinkedIn
Compartir en facebook
Facebook
Compartir en whatsapp
WhatsApp
Más artículos

Te puede interesar...

No hemos podido validar su suscripción.
Se ha realizado su suscripción.

Suscríbete a nuestra newsletter para recibir nuestras novedades.

Usamos Sendinblue como plataforma de marketing. Al hacer clic a continuación para enviar este formulario, consiente que la información proporcionada sea transferida a Sendinblue para su procesamiento de acuerdo con sus términos de uso