Dime cómo es tu agenda y te diré hacia dónde va tu empresa

El tiempo que un ejecutivo dedica a cada tarea, el tipo de ellas que priorice y la forma en la que se organiza su día a día nos permite intuir cuál será el futuro de esa empresa. Si nos dejamos atrapar por cargas burocráticas y demasiadas reuniones políticas, descuidando el impacto social o las capacidades de innovación de nuestra empresa, no estamos trabajando para configurar la empresa del futuro.

En la empresa, como en la vida, uno le dedica el tiempo a lo que le da mayor importancia o tiene más prioridad.

Seguro que habréis oído cientos de veces la frase: “no hago deporte porque no tengo tiempo”. ¡Mentira! La gente que no hace deporte es porque no le gusta o no le interesa. Conozco a mucha gente, en la cual me incluyo, que sacrifica horas de sueño semanal y fines de semana para estar en forma.

En los negocios ocurre exactamente lo mismo: analizando el porcentaje de tiempo que dedica un ejecutivo a sus diferentes tareas, podemos detectar perfectamente qué es prioritario o estratégico en su compañía, hasta podríamos ver que carencias o fortalezas tiene su empresa, así como detectar que cuestiones estratégicas son convicciones reales o puro formalismo/inercia.

“Una buena gestión de las prioridades marca la cultura y el rumbo de las organizaciones”

Tiempo-2-gestion-reuniones-ejecutivo-Trascender-Angel-Bonet-tecnologias-disruptivasPor ejemplo, podemos analizar una agenda de un ejecutivo de este estilo, en términos de inversión de horas semana:

60% Reuniones corporativas y política

30% Equipo directivo y personas

5% Mercado y clientes

5% Operación

El primer diagnóstico es que está “atrapado” en demasiada burocracia corporativa; es la típica situación de una multinacional con un modelo de gestión clásico, donde, por falta de tecnología, accountability del equipo ejecutivo, y  por tener sobredimensionado el corporativo, asfixia al equipo ejecutivo con el virus de la reunionitis política, dejando desatendidas áreas claves de la compañía como la innovación o el impacto social.

Otro ejemplo de agenda:

10% Reuniones corporativas y política

40% Operaciones

40%  Mercado y Clientes

10% Equipo directivo y personas

En este caso, probablemente estemos hablando de una empresa familiar o pyme, donde el primer ejecutivo está “atrapado” en la operación y desatiende al equipo directivo, entre otras áreas estratégicas. Por ejemplo, los recursos humanos.

Hay cientos de ejemplos y no hay nada como una buena reflexión estratégica de las prioridades del negocio, para reorganizar la empresa y poner foco en lo “realmente importante”. El tiempo que un primer ejecutivo dedica a un tema condiciona el devenir de toda una organización, por ello, una agenda perfecta, asilándonos de situaciones estratégicas “atípicas” y “personigramas”.

Sería de la siguiente manera:

15% Mercado y clientes

15% Equipo Directivo

20% People

20% Impacto Social

10% Comités y política

20% Thinking & innovación

Con una agenda de este tipo, nos garantizamos que el primer ejecutivo ponga poco en el medio/largo plazo dedicando un día a la semana a “pensar e innovar”, asistiendo a conferencias, estando con asesores o consultores, estudiando, leyendo, o simplemente en paz, para poder discernir en el futuro del negocio… probablemente nadie más lo hará. Dedicará otro día completo a ver cómo su compañía “mejora el planeta” (impacto social), y el tercer día íntegramente a preocuparse por la “felicidad de sus empleados” (people). Los dos días restantes los dedica a temas más mundanos de negocio, así como a la coordinación y las operaciones comerciales.

Hay que tender a reducir al máximo el tiempo de comités y política; la tecnología nos permite reducirla al máximo. En su gran mayoría, es ineficiente e improductivo.

No hay agendas perfectas, ni ejecutivos perfectos, pero está claro que una buena gestión de las prioridades marca la cultura y el rumbo de las organizaciones y drena al resto de la organización.

“Dame un empleado del montón, pero con una meta, y yo te daré un hombre que haga historia. Dame un hombre excepcional que no tenga metas y yo te daré un empleado del montón.”

James Cash Penney

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